Hướng dẫn chi tiết cách tạo Drop List trong google sheet

Với những ai thường xuyên sử dụng google sheet, chắc chắn đã quá quen thuộc với các danh sách thả xuống lựa chọn. Chức năng này sẽ giúp bạn lựa chọn phương án nhanh, thay vì mất thời gian nhập dữ liệu. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách tạo Drop List trong google sheet nhanh chóng, đơn giản.

Khái niệm Drop List trong google sheet là gì?

Drop List trong google sheet là một chức năng tạo danh sách thả xuống ở một ô hoặc là trong dải ô nhất định. Đây là kiểu định dạng dữ liệu rất tiện lợi, với nhiều lợi ích như thực hiện khai báo, nhập dữ liệu vào ô trống, quản lý kho bãi, chấm công,…

Hơn nữa, khi tạo Drop List trong google sheet cũng giúp bạn quản lý và phân loại dữ liệu dễ dàng. Không cần mất nhiều thời gian nhập thông tin, cũng như hạn chế được các sai sót khi nhập.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo Drop List trong google sheet

Nếu bạn đang muốn biết cách tạo Drop List trong google sheet, hãy tham khảo các thông tin sau.

Tạo Drop List trong google sheet đơn giản bằng cách tự nhập

• Bước 1: Đầu tiên là bạn cần vào trang google sheet muốn tạo Drop List. Sau đó chọn vào một ô hoặc là một dải ô đang muốn tạo danh sách thả xuống. Tiếp tục chọn Dữ liệu và chọn vào Xác thực dữ liệu.
• Bước 2: Tiếp tục ở mục Tiêu chí, bạn cần chọn vào Danh sách mục. Rồi nhập văn bản hoặc số, các phương án cách nhau bởi dấu phẩy. Ở tại đây, bạn có thể thiết lập Hiển thị danh sách thả xuống trong ô, rồi ấn Từ chối dữ liệu nhập và lưu là hoàn thành.

Tạo Drop List bằng dữ liệu có sẵn

• Bước 1: Đầu tiên là cần mở trang tính, sau đó chọn một ô hoặc là nhiều ô trong bảng tính để hình thành Drop List. Tiếp đến là bạn chọn vào mục “Dữ liệu”, rồi ấn “Xác thực dữ liệu”.
• Bước 2: Ở tại mục “Tiêu chí”, bạn hãy lựa vào “Danh sách từ một dải ô”. Tiếp đến là nhấn vào biểu tượng ô lưới.
• Bước 3: Bạn hãy chọn vùng giá trị, chỉ cần chọn vào vùng chứa dữ liệu cần tạo danh sách thả xuống và nhấn OK.
• Bước 4: Tại đây, bạn có thể thiết lập Hiển thị cảnh báo đối với dữ liệu không hợp lệ hoặc là Từ chối dữ liệu nhập. Rồi thực hiện ấn Lưu để thiết lập là xong.

Cách để tạo Drop List có màu trên google sheet

Để tạo được Drop List có màu trên google sheet bạn cần dùng chức năng Định dạng có điều kiện (Conditional Formating). Chức năng này nằm trên thanh công cụ, ở phần thẻ Định dạng.

Hướng dẫn xóa Drop List ở trong google sheet

Sau khi đã biết cách tạo Drop List trong google sheet, bạn cũng cần học xóa nó đi như thế nào. Đầu tiên là bạn cần chọn tất cả những ô muốn xóa drop list. Sau đó chọn mục Dữ liệu ở trên thanh công cụ, rồi chọn tiếp vào Xác thực dữ liệu, đến Xóa xác thực và Lưu là hoàn thành.

Những tính năng nổi bật của google sheet

Trên google sheet không chỉ có riêng Drop List, mà còn rất nhiều các tính năng khác.

Nhập liệu dễ dàng

Người truy cập và sử dụng google sheet có thể nhập liệu dễ dàng. Google Sheets cũng tự động phân loại, cũng như sắp xếp dữ liệu để bạn quan sát dễ nhất.

Hiển thị báo cáo trực quan

Tất cả các dữ liệu xuất hiện trên google sheet đều được phân chia, sắp xếp vô cùng gọn gàng. Sự đồng bộ này giúp người dùng và người xem dễ hiểu nhất.

Sử dụng hàm đơn giản hơn

Trên google sheet có đa dạng các công thức, định dạng có điều kiện, cùng các bản đồ, đồ thị,… Nhờ đó mà thông tin dữ liệu được hiển thị khoa học, tiết kiệm thời gian sử dụng.

Làm việc năng suất

Trên google sheet cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa, làm việc cùng một lúc. Hơn nữa, bạn có thể chia Google Sheets cho bất kỳ ai thông qua đường link, nhờ vậy mà công việc được giải quyết năng suất hơn.

Lưu nhanh và lâu

Tất cả các thay đổi dữ liệu trên Google Sheets được tự động lưu trữ, nên không sợ có trường hợp bị mất vì không lưu. Bên cạnh đó, bạn có thể xem lại các lịch sử chỉnh sửa theo mốc thời gian trước đó, cũng như biết được ai là người đã thực hiện nó.

Bạn an tâm là tất cả các dữ liệu trên Google Sheets sẽ không bị mất đi. Trong trường hợp chẳng may chỉnh sửa nhầm, vẫn có thể cập nhật lại lịch sử cũ.

Làm việc nhóm

Trên Google Sheets cho phép nhiều người chỉnh sửa cùng một lúc, nhờ vậy việc làm việc nhóm hiệu quả hơn. Bạn có thể chia sẻ đường link Google Sheets để phân chia công việc, hoặc cho cấp trên kiểm tra tiến độ.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về cách tạo Drop List trong google sheet. Chắc chắn với các thông tin này, sẽ giúp bạn biết cách sử dụng google sheet một cách đơn giản, hiệu quả nhất.