Hướng dẫn tách họ và tên trong google sheet đơn giản, ai cũng làm được

Có rất nhiều người muốn biết cách tách họ và tên trong google sheet để thuận tiện cho công việc. Để làm được điều này, bạn có thể sử dụng công thức, các hàm,… Tìm hiểu chi tiết cách tách họ và tên trong google sheet trong bài viết dưới đây nhé.

Dùng công thức SPLIT để tách họ và tên trong google sheet

Trong google sheet được tích hợp tính năng SPLIT. Nhờ vậy mà người dùng có thể tách văn bản dễ dàng trên một dấu phân cách. Nếu mà tên, dấu phân cách là khoảng trắng. Đồng nghĩa với việc công thức dùng một khoảng trắng để phân tách tên đầy đủ thành họ và tên.

Để tách họ và tên trong google sheet bằng SPLIT, bạn thực hiện như các hướng dẫn sau.

Coi cột A là chứa dữ liệu có họ và tên, cột B là để tách họ, cột C là để tách tên. Ví dụ để tách họ tên của người nằm ở ô A2, bạn hãy nhập công thức = CHIA (A2, “”) và ấn Enter. Khi đó nó sẽ tự động tách họ và tên ra riêng, tên bạn được đặt trong ô B2 và họ trong ô C2.

Khi đã thực hiện xong một dòng, bạn có thể sao chép công thức vào tất cả các ô trong cột B. Rồi nó sẽ tự động tách tất cả các họ và tên ở những dòng bạn mong muốn. Thay vì sử dụng thao tác thủ công, bạn có thể dùng chốt điền và kéo nó bất kỳ ô nào muốn áp dụng.

Bạn cần biết rằng, khi nhập công thức vào ô B, thì tên ở ô C sẽ tự động được cập nhật. Vì họ là một phần của công thức, bởi công thức nằm trong cột B nên bạn chỉ cần thực hiện xóa nó khỏi đó.

Một ưu điểm khi sử dụng công thức SPLIT để tách họ và tên trong google sheet là mang đến kết quả động. Có nghĩa là dù bạn thay bất kỳ cái tên vào khác trong ô, kết quả sẽ được tự động cập nhật tương ứng

Nhưng công thức SPLIT cung cấp cho bạn tất cả các giá trị phân chia. Còn nếu bạn chỉ muốn tách riêng họ hoặc riêng tên, vậy không thể sử dụng hàm SPLIT này. Hoặc để làm được điều này thì cần sử dụng công thức SPLIT, tiếp đến là chuyển đổi công thức thành các giá trị, rồi mới loại bỏ những giá trị bạn không cần.

Dùng tính năng tách cột trong google sheet

Bên cạnh cách dùng công thức SPLIT, để tách họ và tên trong google sheet bạn cũng có thể áp dụng luôn tính năng trên đây.

Tính năng Chia Văn bản thành Cột ở google sheet cho phép bạn chỉ định dấu phân cách mong muốn để chia văn bản. Rồi sau đó Google Trang tính sẽ tự động sử dụng dấu phân cách đó để thực hiện tách văn bản.

Ví dụ như bạn muốn tách họ và tên trong cột A, hãy lựa chọn những ô mà bạn muốn tách dữ liệu. Sau đó chọn vào mục Dữ liệu “Data”, tiếp đến là ấn chọn vào Chia văn bản thành cột “Split text into columns…”. Và tất nhiên bạn cần chọn vào Khoảng trống “Space” để làm phân cách chia dữ liệu.

Khi hoàn thành các bước trên, họ và tên trong cột A sẽ được tách nhanh chóng. Không giống với công thức SPLIT, kết quả của phương pháp này có dạng tĩnh. Cách dùng tính năng này chỉ phù hợp với việc bạn tách một hoặc hai lần, còn không hợp với việc tách nhỏ văn bản.

Sử dụng hàm để tách họ và tên trong google sheet

Một cách tách họ và tên trong google sheet được nhiều người áp dụng là sử dụng hàm. Dù cách sử dụng công thức SPLIT, hoặc tính năng đều thực hiện được, nhưng nó vẫn chưa hoàn chỉnh bằng cách dùng hàm.

Ví dụ như trong trường hợp bạn chỉ muốn tách họ và tên, bạn không thể thực hiện trực tiếp với hàm SPLIT. Hoặc cố gắng chuyển đổi công thức thành các giá trị, rồi mới xóa dữ liệu không cần thức, nhưng khá nhiều bước. Để đơn giản và hiệu quả hơn, hãy dùng hàm để giải quyết tình huống này.

Sử dụng hàm sẽ giúp bạn trích xuất riêng một phần văn bản như mong muốn. Ví dụ như trong ô A2 chứa họ và tên, bạn có thể dùng hàm LEFT để trích xuất dữ liệu bên trái dấu cách. Bằng cách nhập công thức = LEFT (A2; FIND (“”; A2) -1). Việc sử dụng hàm FIND là để lấy vị trí của ký tự khoảng trắng trong tên

Tương tự như trên, bạn có thể dùng hàm RIGHT để trích xuất giá trị nằm bên phải dấu cách. Nhập công thức như sau: = RIGHT (A2; LEN (A2) -FIND (“”; A2)). Việc sử dụng hàm FIND là để lấy vị trí của ký tự khoảng trắng, rồi dùng hàm LEN để tìm xem có bao nhiêu ký tự trong tên.

Việc sử dụng hàm để tách họ và tên trong google sheet được áp dụng nhiều nhất. Bởi cách làm linh hoạt, bạn có thể ứng biến tách họ và tên trong nhiều trường hợp.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về cách tách họ và tên trong google sheet. Chắc chắn với các kiến thức này, sẽ giúp bạn tách và họ tên nhanh chóng, dễ dàng.