[Có video] Cách quản lý doanh thu bán hàng bằng excel miễn phí

Việc quản lý doanh thu, chi phí trong hoạt động bán hàng là việc rất quan trọng ảnh hưởng tới dòng chảy tài chính và hỗ trợ những quyết định quan trọng của lãnh đạo. Để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, chính xác và hiệu quả hơn thì hôm nay chúng tôi sẽ gửi đến bạn cách quản lý doanh thu bán hàng bằng excel miễn phí và vô cùng hiệu quả. Cùng theo dõi để bổ sung kiến thức cần thiết cho mình nhé!

Đặc điểm khi sử dụng excel phục vụ việc quản lý doanh thu bán hàng

Ưu điểm của excel trong hoạt động quản lý doanh thu bán hàng

So với các phần mềm hay hệ thống quản lý doanh thu quy mô khác, thì ưu điểm đầu tiên và lớn nhất của excel chính là sự miễn phí. Chúng ta không phải trả tiền định kỳ mà vẫn sử dụng excel để thống kê, phân loại và xuất dữ liệu cần thiết với phần mềm này. Ngoài ra, một số ưu điểm được liệt kê khi sử dụng phần mềm excel cho hoạt động quản lý doanh thu bán hàng như sau:

• Tính phổ biến cao, dễ dàng tải và sử dụng hoàn toàn miễn phí. Hầu hết ai cũng biết sử dụng excel ít nhiều. 
• Thiết kế các cấu trúc bảng tính rất đơn giản, dễ sử dụng.
• Giao diện excel khá bắt mắt, cho phép thiết kế và trang trí phù hợp với từng dữ liệu để đạt độ chuyên nghiệp cao nhất. 
• Người dùng có thể thêm bớt trường dữ liệu, vẽ biểu đồ, tạo báo cáo theo yêu cầu.
• Thích hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ với số liệu không quá lớn, tính toán doanh thu đơn giản. 

Nhược điểm khi sử dụng excel cho hoạt động quản lý bán hàng

Một vấn đề khi sử dụng excel cho hoạt động bán hàng là tất cả thông tin được lưu trên tập tin của file, chưa đồng bộ thì dễ bị mất. Các trường dữ liệu phù hợp với doanh nghiệp có số liệu vừa phải, dữ liệu không quá lớn. Khi hoạt động bán hàng được mở rộng ra, việc quản lý không chỉ là doanh thu lợi nhuận mà còn yêu cầu nhiều thì excel không thể đáp ứng được hết. 

Hướng dẫn tạo, quản lý doanh thu bán hàng bằng excel đơn giản

Trên mạng hiện nay có rất nhiều mẫu file quản lý doanh thu bán hàng bằng excel mà bạn hoàn toàn có thể tải về để sử dụng. Hoặc nếu bạn là người cẩn thận và muốn thiết kế riêng file với các tiêu chí mình cần thì cũng có thể tự thực hiện được. Đầu tiên là hãy tải phần mềm excel về máy tính của mình và cùng thực hiện nhé. 

File quản lý bán hàng cơ bản

Với một cửa hàng kinh doanh về bất kỳ lĩnh vực gì, file quản lý doanh thu cũng cần những yếu tố cơ bản được tạo thành các cột như sau: cột về ngày tháng năm bán hàng, tên mặt hàng, số lượng hàng hoá được bán ra, đơn giá của mỗi mặt hàng, thành tiền, thông tin của khách mua hàng, tên nhân viên bán, cột ghi chú…

Sử dụng các hàm đơn giản ở trên excel để thực hiện tính toán doanh thu, lợi nhuận định kỳ theo ngày, theo tuần, tháng, quý hay năm.

Với cột thành tiền bạn sẽ sử dụng công thức cố định “Thành tiền = Đơn giá * Số lượng”. Mỗi lần nhập số lượng thì cột thành tiền sẽ nhảy số tiền theo mà không cần bạn tính toán. Nếu có các đợt khuyến mãi giảm giá thì bạn ghi chú để phần thành tiền ra số tiền đúng với thực tế. 

Download video hướng dẫn sử dụng Excel để quản lý doanh thu bán hàng

Lưu ý khi sử dụng excel để quản lý doanh thu bán hàng

Mặc dù quản lý doanh thu bán hàng bằng excel mang lại nhiều lợi ích cho chủ doanh nghiệp, tuy nhiên để nó phát huy hiệu quả tối đa bạn cần phải chú ý một số điểm. 

• Chỉ sử dụng excel để quản lý doanh thu với số lượng không quá nhiều, dữ liệu đơn giản và yêu cầu xuất dữ liệu không quá cao. 
• Trước khi tiến hành lập biểu mẫu quản lý, bạn cần xác định được nhu cầu mình mong muốn trên bảng này là gì. Ngoài doanh thu, lợi nhuận thể hiện theo từng ngày thì bạn cần thêm thông tin về tình trạng hàng hoá, % lợi nhuận, biến động doanh thu lợi nhuận so với ngày trước hay không… Xác định rõ nhu cầu sẽ giúp bạn tạo nên bảng excel đầy đủ thông tin và phát huy hiệu quả tối đa.
• Một số trường của excel có thể khoá, nếu file quản lý có nhiều người cùng làm việc mà bạn cần bảo mật thì có thể tìm hiểu thêm về thông tin này nhé. 
• Sử dụng excel offline trên máy tính thì bạn nên tính đến trường hợp mất điện, máy tính hỏng có thể mất toàn bộ dữ liệu bạn đã lập ra. Hãy có phương án dự phòng hoặc sử dụng Google Sheet tương tự như excel offline.

Chia sẻ cách quản lý doanh thu bán hàng bằng excel trên đây có hữu ích đối với hoạt động kinh doanh của bạn. Tại website dichvuseo.com của Vinalink có thêm nhiều kiến thức cho những ai thích kinh doanh online, marketing online, ghé qua để cập nhật thông tin cần thiết bạn nhé.