Email bounce là gì, những vấn đề xung quanh email bounce

Danh sách tiếp thị email là phương tiện để phát triển và tạo nên nền tảng cho chiến lược digital marketing. Sau khi đã đầu tư thời gian nhằm xây dựng danh sách và thiết kế các thông điệp, bạn sẽ thấy một chiến dịch với nhiều email có trạng thái không gửi được. Vậy email bounce là gì, cách khắc phục chúng ra sao?

Email bounce là gì?

email bounce là những email đã được gửi đi vào trong hộp thư của người nhận nhưng bị phía máy chủ của người nhận đáp trả lại. Hiện nay đang có nhiều nguyên nhân khác nhau khiến cho một email bị trả lại. Thông thường, máy chủ đích sẽ giải thích lý do tại sao thư bị trả lại qua một đường dẫn return- path của máy chủ nguồn. Sau đó, những thông báo này sẽ được chuyển tới người gửi và lưu trên máy chủ nguồn tùy vào từng dịch vụ email mà họ đang dùng.

Hiện nay đang có hai dạng email bounce mà bạn có thể gặp phải:

– Hard Bounce- trả lại vĩnh viễn.

– Soft bounce- trả lại tạm thời.

Tình trạng bounce email mềm xảy ra khi địa chỉ email của người nhận đã bị biến mất tạm thời. Quá trình vận chuyển sẽ bị tạm thời, bị hoãn và không dừng hẳn. Những email này thì một vài nền tảng email marketing sẽ tiếp tục gửi tới những địa chỉ này trong trường hợp một vài lỗi đã khắc phục. Sau đó chúng có thể nhận được những email khi bạn gửi.

Nếu gửi lại nhiều lần mà không thành công thì hệ thống sẽ tự động xóa những email đó khỏi danh sách.

Cách phân biệt email hard bounce và soft bounce

Dưới đây là hai cách phân biệt hai dạng email này:

Email hard bounce ( thư bị trả lại vĩnh viễn)

Sau khi đã tìm hiểu email bounce là gì,tiếp theo chúng ta cùng đến với khái niệm email hard bounce là gì, thuật ngữ này chỉ dùng cho những gmail gửi đi nhưng bị trả lại nguồn gửi bởi một số lý do vĩnh viễn không thay đổi.

Những nguyên nhân dẫn đến Hard bounce: 

– Địa chỉ email của người nhận không tồn tại.

– Máy chủ email của người nhận đã chặn thư đến hoàn toàn.

Ở hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) sẽ ngừng gửi lại Hard bounce sau lần đầu tiên đó. Vì vậy cách tốt nhất là bạn nên loại bỏ các địa chỉ email này khỏi danh sách trước đó.

Email soft bounce ( thư bị trả lại tạm thời)

Khái niệm về email soft bounce,các giao dịch soft bounce có nghĩa là tạm thời trả lại, không thể phân phối được do một số tình huống tạm thời. Những trường hợp này khiến email tạm thời không vào được hộp thư của người nhận bởi các lý do sau:

– Mailbox is full: Hộp thư của người nhận đã bị đầy ( over quota).

– Hộp thư không được cấu hình đúng ( Mailbox is not configured correctly).

– Mailbox is inactive là hộp thư của người nhận đã không còn hoạt động.

– Máy chủ email của người nhận đã gặp sự cố hay đang ở trạng thái offline.

– Nội dung tại email quá lớn.

– Tên miền đó đã không tồn tại.

– Thư bị các bộ lọc thư rác chặn và khóa nội dung.

– Thư không đáp ứng được các chính sách của máy chủ người nhận. 

– Email không đủ để đáp ứng các tiêu chuẩn xác thực DMA CRC của máy chủ người nhận.

Với những trường hợp kể trên, hầu hết các ESP sẽ đều cố gắng phân phối vài lần nữa trong mọi trường hợp hoàn cảnh có thay đổi, sau đó mới quyết định dừng lại vĩnh viễn.

Cách khắc phục tình trạng email bounce hiệu quả

Bounce luôn luôn là dấu hiệu của các phương thức gửi lỗi thời hay có khả năng gửi các email kém. Để giảm tỷ lệ bị trả lại, bạn có thể tham khảo một số cách sau:

– Duy trì vệ sinh danh sách cực tốt: cần thường xuyên bỏ danh sách email không hợp lệ và những người không thường xuyên tác. Tỷ lệ bounce cao có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của người gửi. Vì vậy, việc giữ cho các danh sạch “sạch sẽ” là cầu nối vững chắc nhất để đạt được tỷ lệ cao hơn nữa.

– Sử dụng tính năng chọn tham gia kép: hay gửi email xác nhận khi người dùng đăng ký vào các danh sách. Cách này đảm bảo email của người dùng không chỉ cần hợp lệ mà trên thực tế còn muốn nhận tin từ bạn.

– Theo dõi việc gửi email thường xuyên: hãy chú ý đến các tỷ lệ bị trả lại cũng như tỷ lệ phản hồi cao. Việc theo dõi thường xuyên giúp bạn nắm bắt được những hư hưởng tiềm ẩn trước mà chúng ta có thể xảy ra, trước khi chúng đưa ra quá nhiều thiệt hại.

Trên đây là những thông tin chi tiết về email bounce là gì, bạn hãy tham khảo chi tiết và tìm hiểu chúng trước khi thực hành nhé.Chúc bạn luôn thành công và có được thành tựu như mình mong muốn.