Cách viết nội dung email xin việc tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng

Viết email xin việc là một trong những bước quan trọng, không thể thiếu khi bạn ứng tuyển vào một công việc mới. Vậy giữa hằng hà sa số các email xin việc từ nhiều ứng viên khác nhau, làm thế nào để email của bạn gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng? Hãy cùng Vinalink Media khám phá cách viết nội dung email xin việc thu hút và chuẩn xác nhất nhé!

Cách viết nội dung Email xin việc

Phần mở đầu

Bạn nên mở đầu email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi”, tránh dùng các từ như “Gửi”, “Thân gửi”,.. sẽ gây thiếu sự tôn trọng và lịch sự đối với người nhận email. Nếu bạn đã biết rõ được người nhận email là một cá nhân nào đó thì nên ghi cụ thể: “Kính gửi anh/chị …. – Tên phòng ban'”. Trong trường hợp bạn không biết rõ cá nhân nhận đơn thì có thể ghi: Kính gửi bộ phận…. + Tên công ty” là được.

Phần nội dung chính của email xin việc

Đối với phần nội dung email, nên có đầy đủ các phần dưới đây và được trình bày một cách vắn tắt.

– Giới thiệu về bản thân bạn

– Mục đích bạn viết email này là để ứng tuyển vào vị trí nào

– Làm nổi bật được các kinh nghiệm, kĩ năng cùng mục tiêu nghề nghiệp của bạn để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Phần kết email

Để kết thúc email xin việc của mình, bạn sẽ gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được viết email ứng tuyển này kèm một lời chúc phù hợp gửi đến người nhận và công ty.

Mẫu nội dung email xin việc số 1:

Kính gửi: …

Tôi tên là: …

Sinh ngày: …

Qua thông tin tuyển dụng ở …, tôi được biết Quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên … Tôi gửi email này nhằm mục đích ứng tuyển cho vị trí … của công ty.

Tôi đã có kinh nghiệm … năm ở vị trí … tại …

Tôi tin rằng với những kinh nghiệm về … tích lũy được trong quá trình học tập, làm việc trước đây, cùng với tinh thần ham học hỏi và sự hướng dẫn của công ty tôi sẽ hoàn thành tốt công việc … mà công ty đang tuyển dụng. Đính kèm ở đây là CV (các file đính kèm khác nếu có) của tôi.

Cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Tôi hi vọng rằng sẽ nhận được lịch hẹn phỏng vấn của công ty trong thời gian tới qua SĐT cá nhân: … hoặc email: …

Kính chúc công ty ngày càng thành công và phát triển!

Tôi xin chân thành cảm ơn.

Trân trọng!

Ký tên

Mẫu nội dung email xin việc 2:

Kính gửi: …

Tôi tên là: …

Sinh ngày: …

Tôi viết mail này để ứng tuyển vào vị trí … của công ty.

Tôi muốn ứng tuyển và được làm việc tại công ty vì … (1)

Tôi tin rằng mình là một ứng viên phù hợp với công ty vì … (2)

Tôi xin đính kèm CV và thư ứng tuyển để thể hiện chi tiết nguyện vọng và khả năng của bản thân. Mong công ty xem xét. Tôi hi vọng rằng sẽ nhận được lịch hẹn phỏng vấn của công ty trong thời gian tới qua SĐT cá nhân: … hoặc email: …

Trân trọng,

Ký tên

(1) Có rất nhiều lý do khiến bạn muốn ứng tuyển vào một công ty hay doanh nghiệp nào đó:

• Có thể trong quá khứ bạn đã từng apply vào công ty
• Có thể là bạn có một người thân, bạn bè làm trong công ty và nói rất tốt về công ty
• Có thể bạn đã từng gặp một người làm ở công ty ở trường đại học, trong một buổi hướng nghiệp, và rất ấn tượng với tác phong của họ, với sản phẩm của công ty, văn hoá công ty,…
• Có thể bạn chính là khách hàng của sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp. Bạn rất ngưỡng mộ giá trị mà công ty mang lại, hoặc một quảng cáo ý nghĩa mà công ty vừa tung ra gần đây.
• Nếu chưa có bất kì tương tác nào, mới nghe đến lần đầu tiên. Hãy tìm hiểu kĩ website của công ty. Từ đó, bạn có thể hứng thú vào sản phẩm, dịch vụ, sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của công ty.
• Bạn cũng có thể hứng thú với những review tích cực về công ty thông qua những trang web, fanpage review công việc.

Và nhiều nguyên nhân khác, hãy chọn nguyên nhân nào chân thành và đúng trong trường hợp của bạn nhé!

(2) Hãy nêu 2 – 3 điểm mạnh của bạn phù hợp với vị trí mà bạn ứng tuyển:

• Khi chọn điểm mạnh, hãy chọn theo mô tả công việc (cụ thể) chứ không phải là kinh nghiệm của bạn (chung chung).
• Thường bạn cần thoả mãn 3 bullet point đầu tiên của phần “Yêu cầu ứng viên” và viết nó trong email xin việc.

Cách viết email xin việc –  Những lưu ý không thể quên

Địa chỉ Email

Nhà tuyển dụng sẽ chẳng thể nào có ấn tượng tốt với bạn nếu dùng các địa chỉ kiểu [email protected] hay [email protected] để viết thư xin việc cả. Địa chỉ email mà bạn dùng để ứng tuyển cần thể hiện được sự chuyên nghiệp, nghiêm túc của bạn. Những địa chỉ email thường có chứa tên, năm sinh hay một con số nào đó gắn liền với bạn sẽ tốt hơn, ví dụ như: [email protected] hay [email protected].

Nên sử dụng dịch vụ email của Google là Gmail để email của bạn được gửi đi nhanh nhất, cũng như có nhiều các chức năng bổ trợ tốt nhất.

Tên hiển thị Email

Bạn đã có một địa chỉ email đúng chuẩn để xin việc, tuy nhiên các bạn lại thường quên đi tên hiển thị email. Tên hiển thị email là điều đầu tiên mà các nhà tuyển dụng sẽ nhìn thấy khi bạn gửi email xin việc đến. Một trong những sai lầm các bạn thường mắc phải khi đặt tên hiển thị email đó là không sử dụng tên thật hoặc không viết hoa.

Để kiểm tra và chỉnh sửa tên hiển thị email trước khi gửi email xin việc, các bạn hãy làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Cài đặt, chọn Xem tất cả chế độ cài đặt

Bước 2: Chọn tab Tài khoản và nhập, tìm đến Gửi thư bằng địa chỉ, nhấp vào Chỉnh sửa thông tin.

Bước 3: Thay đổi tên hiện thị email ở mục Tên (nếu cần).

Tiêu đề cho Email xin việc

Tiêu đề là một nội dung quan trọng khi viết email xin việc. Nó sẽ giúp các nhà tuyển dụng dễ dàng lọc email tuyển dụng giữa vô số các email khác.

Với tiêu đề của email xin việc, sẽ có 2 trường hợp có thể xảy ra:

Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng đã ghi rõ ràng thông tin tiêu đề email theo một cú pháp cụ thể, ví dụ như “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”. Lúc này, bạn chỉ cần thực hiện theo đúng y nguyên cú pháp của nhà tuyển dụng đưa ra. Điều này sẽ giúp họ dễ dàng lọc mail và thuận tiện hơn cho công việc tuyển dụng.

Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không có yêu cầu trước về tiêu đề email xin việc.

Đối với trường hợp này, bạn cần đảm bảo được rằng tiêu đề của mình đã đủ ngắn gọn, chứa đầy đủ các thông tin cần thiết như họ tên, vị trí ứng tuyển. Tránh tình trạng viết quá dài dòng sẽ làm mất đi sự chuyên nghiệp và lạc đề.

Chữ kí cho một email xin việc chuyên nghiệp

Việc có cài đặt chữ kí email sẽ phần nào thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn trong cách làm việc. Chính vì vậy, đừng quên cài đặt chữ kí cho tài khoản email của mình và đảm bảo bao gồm các thông tin sau”

– Họ và tên

– Số điện thoại

– Một số thông tin: địa chỉ Facebook, địa chỉ nhà, website,…

– Nghề nghiệp (nếu có)

Cách cài đặt chữ kí tại Gmail vô cùng đơn giản, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào Setting trên góc phải màn hình, chọn mục Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt

Bước 2: Tại tab Chung, kéo xuống chọn mục Chữ ký

Bước 3: Chọn tạo mới chữ ký theo mong muốn của bạn rồi nhấn Save lại là xong.

Đính kèm các tài liệu trong email xin việc

Một hồ sơ xin việc qua email đúng chuẩn cần bao gồm các thông tin sau: CV, đơn xin việc, một số chứng chỉ, bằng cấp đi kèm. Đừng quên đính kèm các file thông tin này trong email ứng tuyển của bạn để giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn sâu hơn về bạn nhé!

Kiểm tra lại nội dung email xin việc lần cuối

Bước cuối cùng là bước vô cùng quan trọng để loại bỏ những sai sót không đáng có. Bạn cần kiểm tra lại thật kĩ toàn bộ nội dung email đã soạn, tham khảo theo thứ tự kiểm tra dưới đây:

• Địa chỉ email
• Tên hiển thị email
• Địa chỉ người nhận email
• Nội dung email (hãy nhớ kiểm tra kỹ tên công ty mà mình muốn gửi mail nhé)
• Các tài liệu đính kèm

Bên cạnh đó, bạn cần chú ý thêm các tips về cách viết nội dung email xin việc đúng chuẩn:

– Mục “Kính gửi” nên được bôi đậm

– Văn phong email thể hiện sự trang trọng, lịch sự, không nên dùng các kiểu câu biểu cảm

– Tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng bằng một nội dung email tự viết, không copy trên mạng

– KHÔNG được sai chính tả

– Nội dung email xin việc phải được chia thành các đoạn nhỏ, rõ ràng, dễ đọc, dễ hiểu

– Tránh viết lan man, trình bày dài dòng

Email xin việc là ấn tượng đầu tiên của bạn dành cho các nhà tuyển dụng. Hi vọng rằng với những chia sẻ về cách viết nội dung email xin việc trên đây sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin bổ ích cho quá trình viết mail xin việc của mình.

Tham khảo: Dịch vụ Content – Thuê viết bài chuẩn SEO của Vinalink Media

Chúc bạn sớm tìm được công việc mong ước!