Hướng dẫn cách lọc email trong gmail, phân loại nhanh chóng

Có bao giờ bạn rời vào tình trạng có quá nhiều email đến, nên đã bỏ lỡ những tin quan trọng chưa nhỉ. Vậy thì trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách lọc email trong gmail, để phân loại thư nhanh chóng nhé.

Mục lục

Tác dụng khi biết cách lọc email trong gmail

Lọc email trong gmail giúp không bỏ sót thông tin quan trọng

Khi biết cách lọc email trong gmail, bạn có thể sắp xếp thư một cách hợp lý nhất.

Bạn có thể thực hiện lọc được thư để chắc chắc chắn nhận được những thông tin quan trọng từ trường học, công ty.
Loại bỏ được các thư quảng cáo, thư rác để không làm nhiễu hộp thư đến. Hơn nữa, bạn cũng có thể dễ dàng xóa đi các email đến không quan trọng.
Lọc được các thư từ là bằng cấp, chứng chỉ hoặc giấy tờ quan trọng, để phân biệt được với những dạng thư khác. Tránh tình trạng lạc thư, bỏ lỡ hoặc là xóa nhầm.

Hướng dẫn cách lọc email trong gmail dễ dàng

Nếu bạn muốn biết cách lọc email trong gmail, hãy làm theo các bước sau.

Tạo bộ lọc trong Gmail

Dưới đây là một số cách để bạn có thể thực hiện tạo bộ lọc trong Gmail.

Bạn có thể lọc trực tiếp từ các email đã mở, hãy chọn vào dấu (⋮). Nó sẽ hiện lên các dòng, bạn chọn vào Lọc thư như thế nào (Filter messages like these).
Hoặc là bạn có thể ấn vào biểu tượng hiển thị tùy chọn tìm kiếm. Hình biểu tượng này giống như 3 đường kẻ ngang xếp chồng lên nhau ở trong thanh tìm kiếm.
Một cách nữa là bạn ấn vào biểu tượng cài đặt hình răng cưa, sau đó chọn Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn. Trong trường hợp đã có bộ lọc email, hãy cuộn xuống dưới cuối danh sách và ấn chọn vào Tạo bộ lọc mới .

Dù là bạn thực hiện bằng cách nào, thì bộ lọc cũng hiện lên những thông tin sau đây để bạn lựa chọn.

Từ: Có nghĩa là lọc email theo một địa chỉ gmail cụ thể. Trường hợp này là khi bạn thực hiện tạo bộ lọc trực tiếp từ email, gmail sẽ tự động lựa chọn trường Từ cho bạn.
Đến: Chỉ thực hiện lọc những email gửi đến với một địa chỉ gmail cụ thể.
Chủ đề: Lọc các email có sử dụng chung một dòng chủ đề cụ thể.
Có từ: Có nghĩa là lọc các email có chứa những từ khóa cụ thể.
Không có: Lọc các email không có chứa từ khóa cụ thể nào đó.
Kích thước: Thực hiện lọc các email lớn hơn hoặc là nhỏ hơn so với một kích thước cụ thể.
Có tệp đính kèm: Có nghĩa là tiến hành lọc các email có tệp đính kèm.

Hướng dẫn cụ thể

Bước 1: Đầu tiên là bạn đăng nhập vào gmail của mình, rồi lựa chọn vào biểu tượng mũi tên chúc xuống nằm cạnh hình cài đặt.
Bước 2: Nhấn vào thẻ Filters and Blocked Addresses, rồi ấn tiếp vào Create a new filter để tạo bộ lọc mới.
Bước 3: Sau đó sẽ có một hộp thoại xuất hiện, bạn cần điền các thông tin yêu cầu. Như là From (Địa chỉ người gửi); To (Địa chỉ người nhận); Subject (Tiêu đề email); Has the words (Đặt từ khóa lọc); Size (Giới hạn dung lượng email ở khoảng bao nhiêu MB). Khi đã điền xong các lựa chọn, bạn cần nhấn vào dòng Create filter with this search.
Bước 4: Ngay sau đó gmail sẽ hiển thị lên các thao tác bạn muốn thực hiện với những email có chứa từ khóa như đã điền. Gmail sẽ đưa ra rất nhiều lựa chọn, tùy vào mục đích sử dụng mà bạn tích theo mong muốn của mình.
Bước 5: Bạn cần nhấn vào mũi tên xổ xuống ở mục Apply the Label, tiếp đến là chọn New Label để tạo nhãn dán mới.
Bước 6: Có cửa sổ New Label xuất hiện, khi đó cần đặt tên cho nhãn dán vào ô Please enter a new label name, rồi ấn Create.
Bước 7: Khi đã lựa chọn xong, hãy ấn vào Create Filter để khởi tạo bộ lọc.
Bước 8: Việc khởi tạo bộ lọc được hoàn thành, thì xuất hiện danh sách trong thẻ Filters and Blocked Addresses. Khi đó bạn có thể thực hiện chỉnh sửa, xóa hoặc là tạo mới rất dễ dàng.

Thực hiện chỉnh sửa bộ lọc trong gmail

Sau khi bạn đã lựa chọn được bộ lọc email trong gmail mình mong muốn. Trong trường hợp muốn chỉnh sửa bộ lọc hoặc xóa nó, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Đầu tiên là bạn chọn biểu tượng cài đặt hình răng cưa, sau đó Xem tất cả cài đặt.
Nhấp chọn vào tab Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn.
Bạn có thể lựa chọn Chỉnh sửa hoặc là Xóa bộ lọc theo mong muốn của mình.

Trên đây là những hướng dẫn của chúng tôi về cách lọc email trong gmail. Hy vọng với các thông tin này, sẽ giúp cho bạn không bị làm phiền bởi các email rác, cũng như không bỏ lỡ các tin quan trọng.

Blog